Vijf tekenen dat je bedrijf baat kan hebben bij een webapplicatie

Vrijwel niemand begint de dag met het voornemen een webapp te laten bouwen. De aanleiding is meestal praktischer: werkprocessen haperen, collega’s verliezen uren aan terugkerende handelingen, of het bedrijf groeit terwijl de hulpmiddelen niet meegroeien. Soms gaat er ook veel tijd naar werk dat een computer vlotter kan uitvoeren. Op een gegeven moment dringt zich dan een andere vraag op: “Kan dit niet eenvoudiger?” Vaak wel. Deze vijf herkenningspunten helpen bepalen of het zinvol is om een webapplicatie te overwegen.

1. Excel is uitgegroeid tot een kwetsbaar bedrijfssysteem

Veel organisaties kennen het: een spreadsheet die ongemerkt een steeds grotere rol heeft gekregen.

Ooit was het misschien alleen een lijst met klanten, een overzicht van bestellingen of een eenvoudige planning. Nu staan er veertien tabbladen en 38 kolommen in, met drie soorten kleurcodering die alleen Marieke kan verklaren. Ook bevat het bestand een formule waar niemand meer aan durft te komen.

Toch hangt een belangrijk deel van het dagelijkse werk ervan af.

Excel is handig voor berekeningen, maar is niet bedoeld als CRM, ordersysteem of planningspakket. Zodra een spreadsheet die functies moet vervullen, ontstaan er al snel grenzen:

• Tegelijk met verschillende mensen in hetzelfde bestand werken blijft onhandig
• Achterhalen wie een wijziging heeft gemaakt is lastig
• Ook precies terugvinden wat er aangepast is, kan problemen opleveren
• Gegevens met andere systemen uitwisselen vraagt vaak om handmatige kunstgrepen
• Een enkele foutieve cel kan de uitkomst van berekeningen verstoren

Wanneer een onmisbare spreadsheet tegelijk te ingewikkeld is geworden om goed bij te houden, kan dat reden zijn om naar een beter passende oplossing te kijken.

2. Informatie wordt telkens opnieuw overgetypt

Na ontvangst van een bestelling moet dezelfde informatie misschien in het orderprogramma, de planning en een Excel-lijst worden gezet. Daarna volgt een bericht aan het magazijn en een factuur in het boekhoudpakket. Dat betekent meerdere keren dezelfde klantgegevens en hetzelfde ordernummer invoeren.

Elke extra invoer kost tijd en geeft fouten meer kans. Een verkeerd adres, een typefout in het bestelnummer of een klein verschil in het bedrag kan pas aan het licht komen wanneer de klant belt.

Met een webapplicatie kunnen gegevens centraal worden vastgelegd en vervolgens automatisch worden doorgegeven via API-koppelingen naar bijvoorbeeld de boekhouding, e-mail of planning.

Eenmalig registreren scheelt dubbel werk en verkleint de kans op vergissingen.

Volledige foutloosheid bestaat niet, maar onnodige invoerfouten zijn wel te voorkomen.

3. De tools kunnen het tempo van de groei niet bijhouden

Bij vijf klanten werkt een gedeelde Google Drive-map misschien uitstekend. Met tien medewerkers kan Trello genoeg zijn, en een Access-database kan in de beginperiode prima dienstdoen.

Bij vijftig klanten, twintig collega’s en ingewikkeldere werkprocessen kan dezelfde gereedschapskist opeens tekortschieten.

Let bijvoorbeeld op deze signalen:

• De software reageert steeds langzamer naarmate de hoeveelheid gegevens groeit
• Voor één taak zijn inmiddels meerdere programma’s nodig
• Nieuwe collega’s doen er weken over om het systeem onder de knie te krijgen
• Ze moeten daarnaast allerlei omwegen en noodoplossingen leren
• Sommige werkzaamheden blijven liggen omdat de software ze ingewikkeld maakt

Groei is goed nieuws, maar zonder passende software voelt het soms alsof je met de handrem aan vooruit probeert te komen. Dat kost onnodig veel inspanning.

Een oplossing op maat kan zich aanpassen als het aantal klanten, medewerkers of processtappen verandert. De applicatie ondersteunt dan de werkwijze van het bedrijf.

4. Noodoplossingen stapelen zich op

Dit patroon sluipt er vaak langzaam in. Pas na verloop van tijd wordt zichtbaar hoeveel extra handelingen nodig zijn.

Een eenvoudig voorbeeld: informatie wordt uit programma A gehaald, in Excel aangepast en daarna in programma B geladen. Af en toe is dat te doen. Als het dagelijks terugkeert, bestaat het proces vooral uit handmatig werk.

Vervolgens komen er extra instructies bij. Filter eerst op kolom D om de juiste gegevens te krijgen. Sla het bestand op als .csv, want .xlsx wordt niet gelezen. Of vraag Henk erbij, omdat hij als enige de stappen kent.

Elke tijdelijke reparatie lost maar een deel van het probleem op. Uiteindelijk kan de hele werkwijze uit zulke omwegen bestaan: verouderde software in de vorm van spreadsheets en handmatige afspraken.

Een webapplicatie kan de losse stappen samenbrengen in één proces, van begin tot eind. Dat vermindert het overzetten van bestanden en voorkomt dat iemand voortdurend moet bijspringen.

Zelfs Henk hoeft dan niet meer alle geheimen te bewaken.

5. Antwoorden op belangrijke vragen kosten veel zoekwerk

Hoeveel bestellingen kwamen er deze maand binnen? Een simpel verzoek, zou je denken. Toch kan het antwoord pas volgen nadat drie programma’s zijn geopend, twee spreadsheets zijn nagekeken en er een kwartier is gerekend.

Andere voorbeelden zijn inzicht in klanten die lang niet hebben besteld, het populairste product of de tijd tussen aanvraag en levering. Dat soort informatie kan helpen betere keuzes te maken.

De antwoorden blijven alleen moeilijk bereikbaar wanneer gegevens verspreid zijn over zes programma’s, vier mailboxen en twee USB-sticks in een lade.

Een centrale applicatie kan informatie bundelen in dashboards en rapporten. Zo wordt sneller duidelijk wat er speelt, zonder telkens verschillende bronnen te hoeven nalopen.

Als de gegevens eenmaal op orde zijn, zijn er meer opties. Kunstmatige intelligentie kan bijvoorbeeld patronen herkennen of offertes automatisch opstellen. Een logische eerste stap is alle informatie op één plek krijgen.

Hoeveel herkenbare signalen zijn er?

Tel de punten die op de situatie van toepassing zijn:

1 signaal: Er is een aandachtspunt, maar het veroorzaakt nog geen grote problemen. Houd de situatie in de gaten.

2 tot 3 signalen: De dagelijkse processen kunnen waarschijnlijk efficiënter. Verken wat een webapplicatie kan verbeteren.

4 tot 5 signalen: De organisatie ontwikkelt zich, maar de huidige hulpmiddelen helpen onvoldoende mee. Dan is actie het overwegen waard.

Een volledige vernieuwing hoeft niet in één keer plaats te vinden. Kies het knelpunt dat de meeste tijd, kosten of ergernis oplevert en start met een kleine eerste productversie, oftewel een MVP. Gebruik de ervaringen om te bepalen wat daarna nodig is.

Een webapplicatie is niet voor iedereen nodig

Niet ieder bedrijf heeft maatwerksoftware nodig. Als de huidige programma’s voldoen en het werk soepel verloopt, hoeft er niets te veranderen.

Herken je verschillende situaties uit dit artikel? Dan kan een gesprek duidelijk maken welke opties passen bij de organisatie. Dat betekent niet automatisch dat er een offerte volgt. Eerst kan rustig worden besproken waar de knelpunten zitten en wat mogelijk is.

Plan een vrijblijvend gesprek in en bespreek waar de meeste winst te behalen valt.